Uuenduslikud võimalused kooli juhtimisel Viimsi kooli näitel

Viimsi Kool on uuendusmeelne ja alati valmis katsetama uusi tehnilisi võimalusi, mille abil saaks koolielu ja eriti kooli juhtimist kergemaks muuta. Olime esimeste seas, kes hakkasid kasutama eKooli, meie kooli õpetaja on Tiigrihüppe programmi Digitiiger koolitaja ning paljud meie õpetajad on uudishimulikud huvilised, kes ei pelga uusi asju oma igapäevatöös kasutusele võtta. Haridusministeeriumi ja Tiigrihüppe SA algatatud sülearvutid õpetajatele programmi kaudu sai Viimsi Kool kokku 22 sülearvutit. See kõik on eelduseks sellele, et meie IT-spetsialistide uued lahendused ja võimalused võetakse alati hästi vastu. Olenemata sellest, kas see saab üldkasutatavaks või loobutakse pärast mõningast proovimist, kuna lahendus lihtsalt ei sobi, on liiga keeruline või ei anna midagi olulist juurde senistele võimalustele.

Informatsiooni liikumine Viimsi Koolis e-post ja postiloendid

Viimsi Kooli kõige olulisemateks sihtgruppideks, kelleni peab koolielu puudutav info jõudma selgesõnaliselt ja operatiivselt on ligi 1300 õpilast, 135 töötajat ning väga suur hulk lapsevanemaid.

Lisaks üldtuntud eKoolile kasutab Viimsi Kool info liikumiseks e-posti ja postiloendeid, mida on meil kokku ligi 200. Enamikel klassidel on lapsevanemate list. Eraldi listid on ka kooli struktuuriüksustel (juhtkond, õppenõukogu, personal, klassijuhatajad, hoolekogu, tugikeskus jne) ning käimasolevatel projektidel. See võimaldab filtreerida kirja saajate ringi ning edastada kiri ainult neile, kellele see reaalselt on mõeldud, mitte kõikidele kooli töötajatele. See on kooli infoliikumise kuldreegel.

Sündmuste kalender (Vcalendar)

Kuna Viimsi Kool on õpilaste arvult väga suur ning osaliselt toimib koolimaja ka Viimsi valla kultuuri- ja vaba aja keskusena, siis peavad meie kooli ära mahtuma nii meie enda kooli sündmused, kui ka Viimsi valla muude organisatsioonide (huviringid, pensionärid, kohalikud elanikud, erafirmad jne) korraldatud üritused. Lisaks toimub Viimsi Koolis väga palju maakondlikke ja üle-Eestilisi üritusi. Seetõttu on äärmiselt oluline teada, et kõik planeeritud üritused ja sündmused meie majja tõepoolest ära mahuvad. Juba mitmendat aastat kasutame vabavaralist sündmuste kalendrit Vcalendar, kuhu informatsiooni saavad sisestada juhtkonnaliikmed ning mis on avalikult nähtav meie kodulehel kõikidele huvilistele – personalile, lapsevanematele, meie maja üürida soovivatele firmadele jne.

Kalendrist on võimalik päevade kaupa vaadata, mis sündmused kummaski majas toimuvad, milline töötaja on majast väljas, kellel personali hulgast on sünnipäev jne. Kalender on nähtaval http://kalender.kool.viimsi.edu.ee/

Dokumendihaldussüsteem WebDesktop

WebDesktopis on üleval kooli dokumendiregister (avaldused, käskkirjad, kirjavahetus, juhtkonna ja hoolekogu protokollid). Samuti saab WebDesktopi kaudu broneerida Viimsi Kooli eriotstarbelisi ruume (peamiselt arvutiklassid). Eelmisel aastal alustasime projektiga, kus õpetajate töökavad on klassiastmeti ja aineti WebDesktopi keskkonnas üleval.

Alles hiljuti juurutasime WebDesktopi-põhise avalduste esitamise. See tähendab seda, et kui varemalt pidi töötaja avalduse paberi-kujul personalijuhile, algkooli juhile või õppealajuhatajale tooma, siis nüüdsest täidab õpetaja konkreetse avalduse veebipõhiselt WebDesktopis ja avaldus jõuab kõikide nende inimesteni, kes seda teadma peavad. Põhiline eelis paberavalduse ees on paberi kokkuhoid ning suvalisel ajal ja töötajale sobivas kohas avalduse esitamise võimalus. Vaja on ainult Internetiühendusega arvutit. Töötajad on selle uuenduse väga positiivselt vastu võtnud.

Juba mitmeid aastaid on koolis korraldatud õpetajalt-õpetajale sisekoolitusi, mida nimetatakse Kogemuste Kodadeks. Ka nendele koolitustele registreerimine toimub läbi WebDesktopi. õpetaja e-mailile saabub e-kiri, kus on kirjas, mis teemaline koolitus, millal ja kelle juhendamisel toimub ning kui selle valdkonna vastu on huvi, saab end ka automaatselt koolitusele registreerida. Lektoril on seejärel konkreetne ülevaade, kui palju huvilisi ja kes täpsemalt on tema koolitusest huvitatud.

Helpdesk (HESK)

Kooli kodulehel on rubriik Appi! Appi!-abisüsteemi kaudu on kõikidel kooli töötajatel väga mugav ja lihtne sisestada oma arvutialane probleem vastavasse süsteemi ning abipalve jõuab automaatselt õigete inimesteni. Lisaks on kohe näha, mis kella-ajal palve esitati ja millal mure lahendatud saab. Teate saatmiseks tuleb klõpsata lingil ning täita spetsiaalne vorm (võtab aega kõige rohkem paar minutit). Süsteemi kasutamine on laiendatav ka muude valdkondade (näiteks haldusmured) avariidest ja tõrgetest teavitamiseks. Viimsi Kool paikneb kahes lahus olevas koolimajas ning seetõttu on arvutipõhine elektrooniline appikutse igati õigustatud. Vajadusel saab abisüsteemi liita ka Viimsi valla teised haridusasutused (Püünsi Kool ja lasteaiad).

Elektrooniliste koosolekute pidamine

Viimsi Kooli suurusest tingitult on väga raske leida aega, mil kõik kooli töötajad saaksid ühel ja samal ajal koosolekule tulla. Kuna aga nõu pidada on vaja ning otsuseid tuleb tihti langetada probleemide kohta, mis on päevakajalised, siis kasutame sellest sügisest alates võimalust elektrooniliselt oma arvamust avaldada.

Iga asjasse puutuv töötaja saab e-kirja, kus palutakse siseneda vastavasse keskkonda. Keskkonnas olles avaneb tutvumiseks lühikirjeldus probleemist, mis on päevakorral ning pärast materjalidega tutvumist on võimalik inimesel oma arvamust avaldada (pooldan, ei poolda, olen erapooletu).

Kooli töötajad on sellise võimaluse väga kiiresti omaks võtnud ning see säästab taas olulisel määral aega oma töökohustuste täitmiseks ja aja efektiivsemaks planeerimiseks.

Viimsi Kooli koduleht (Saurus CMS)

Viimsi Kooli nö. kaubamärgiks on väga operatiivne ja ajakohane kodulehekülg. Koduleheküljele jõuab kõige värskem informatsioon mitmel korral päevas ning väga palju oleme positiivset tagasisidet saanud just lapsevanematelt, kes on oma lapse käekäiguga kodulehe kaudu oluliselt paremini kursis. Paljud tänapäeva õpilased (eriti teismelised) ei kipu oma töödest-tegemistest vanematele rääkima ning kodulehe kaudu jõuab info ilma liigsete vahendajateta vanemani.

Kõige populaarsem on kooli esileht (pidevalt vahetuvad värsked uudised) ning rubriik "Kool kiidab", kus on ära märgitud ja tunnustatud kõiki neid õpilasi ja õpetajaid, kes on millegi kiiduväärsega hakkama saanud (see võib olla ka üsna tagasihoidlik põhjus).

Tunniplaan (aSc Timetables)

Juba teist aastat kasutab Viimsi Kool tunniplaani koostamiseks ja veebis avaldamiseks aScTimetable tarkvara. Veebivaade on avalikult nähtav kõikidele huvilistele. Tunniplaanist on võimalik infot leida klasside, õpetajate ja ruumide kaupa. See on oluliselt kergendanud õpetajate/õpilaste leidmist koolist. Kui varemalt tuli lapsevanem kooli ja võis kuluda hulk aega enne kui ta teada sai, kus parasjagu viibib õpetaja, keda ta näha soovib, siis nüüd piisab vaid tunniplaani vaatamisest (link asub kooli kodulehel) ja õpetaja (või oma lapse) asukoht on teada.

õpilastel on samuti väga mugav võimalus tundide toimumiskohtade teadasaamiseks ja õpetajate leidmiseks, sest üks arvuti on paigutatud kooli aatriumisse ning sinna on vaba ligipääs kõikidel õpilastel (midagi muud selle arvutiga teha ei saa, ka puudub sellel arvutil interneti ligipääs).

RIKS+RIKSWEB

Viimsi Kooli raamatukogus kasutatav raamatukogu infosüsteem RIKS abil toimub raamatute laenutus ning selle kaudu on võimalik saada infot, kelle käes on hetkel soovitud teos ning kes on võlglased. E-posti teel on võimalik kõikidel kooli töötajatel tellida meeldetuletus, kui raamatu tähtaeg läheneb või on juba käes.

RIKSWEB on veebiliides, mille abil on võimalik vaadata enda käes olevate raamatute nimekirja ja tähtaegu ning soovitud raamatuid broneerida. 2009. aasta sügisest on Viimsi Koolis kasutusel vöötkoodiga varustatud õpilaspiletid, millega on võimalik raamatukogus raamatuid laenutada. Piisab vaid õpilaspileti näitamisest koodilugejale. Eriti hoolsalt laenutavad õpilaskaartidega meie kooli kõige pisemad, sest tavaliselt lubatakse neil endil kaart koodilugeja ette asetada.

Viimsi Kool jätkab kindlasti erinevate väimaluste uurimise ja kaardistamisega ning kui vähegi võimalik, püüame „omal nahal“ järgi proovida kõik arvestatavad lahendused, mis teeksid meie õpetajate, õpilaste ja lapsevanemate elu veel kergemaks.

Veel mõned Viimsi Koolis kasutatavad IKT-vahendid:

  1. EHIS (õpilaste andmed, pedagoogide koolitus ja koormus)
  2. Juhendid (Havikese mediawiki baasil sageli vajaminevad juhendid)
  3. Moodle – e-õppe keskkond
  4. Miksike – e-õppe keskkond
  5. Persona – (personaliarvestus)

Annika Remmel
Viimsi Kooli kommunikatsioonijuht